Comment documenter les processus pour faire grandir votre agence plus rapidement

Une agence sans processus

Voici une liste des processus que nous avons construits lorsque nous avons démarré Montréagence :

…C’est vrai. Zéro.

Nous nous sommes appuyés sur notre réseau pour trouver des débuts: projets de conception de sites Web, configuration de médias sociaux, comptes d’hébergement, vidéo, etc. .

Quelques-uns des problèmes d’être une agence sans processus, comprennent:

• Livrables incohérents (ce qui conduit à des résultats incohérents)
• Résultats incohérents (ce qui conduit inévitablement à un bonheur client incohérent)
• Plus de travail pour arranger les choses et rendre les clients encore heureux
• Inefficacité partout
• Manque de confiance au cours du processus de vente (ce qui entraîne moins de ventes, des prix plus bas, un profit minime, etc.)
• Incapacité d’embaucher parce que l’embarquement sans système est une perspective terrifiante
• Des surprises et du stress non désirés

Il ne nous a pas fallu longtemps pour réaliser que nous devions commencer rapidement à appliquer ce que nous avions lu dans The E-Myth.

Construire des systèmes lentement mais régulièrement

Nous avons commencé avec une installation interne de WordPress en tant que concentrateur de processus, puis nous avons migré vers Google Docs et Basecamp. Nous avons expérimenté avec Asana, Mavenlink et Teamwork, puis nous sommes restés avec Podio pendant un moment. Quelques années plus tard, nous avons commencé à créer DoInbound pour répondre aux besoins spécifiques des agences de marketing numérique.

Les outils étaient importants, mais jamais aussi importants que la documentation des processus et l’implication de toute l’équipe dans l’utilisation de ces processus et la responsabilisation réciproque.

Nous avons retiré quelques leçons de cette expérimentation:

• La documentation engendre l’amélioration. Une fois que vous avez noté un processus, vous verrez rapidement si / où il a besoin de travailler et quels actifs ou modèles doivent être mis en place pour aider votre équipe à être plus efficace.
• Lent est ok. Stabilité est impérative. La pensée systémique n’est pas un phénomène ponctuel ou deux fois par an. L’environnement change, les processus doivent changer, et votre équipe ne peut pas aborder cela avec une mentalité unique.
• Le leadership doit – choquer – mener. Ce n’est pas une initiative à mener par vos stagiaires d’été.
• Suivre les processus documentés est une nouvelle compétence. Cela peut être lent et semble inutile au début, mais la pratique et le dévouement sont payants (en particulier lorsque vous recrutez de nouveaux membres).
• Le partage des processus entre les membres de l’équipe entraîne de nombreuses améliorations.

Qu’avons-nous systématisé?

1) Prioriser vos zones d’impact les plus élevées

Rassemblez votre équipe, identifiez les principales fonctions de votre entreprise (marketing, ventes, opérations, etc.) et dressez un inventaire de vos forces et faiblesses actuelles. Divisez chaque fonction principale en sous-sections et donnez la priorité à vos zones d’impact les plus élevées.

Remarque: Vous devez réellement prioriser. Vous ne pouvez pas avoir 30 «priorités» supérieures. Créer une liste de trois à cinq processus à documenter, à fort impact, mais réalisable. La systématisation est un marathon, pas un sprint – commencer petit et construire est toujours critique pour le succès.

2) Sélectionnez les attentes de format et de contour

Quel niveau de détail convient à votre équipe? Les membres de l’équipe préfèrent-ils regarder des vidéos pratiques ou lire du texte? Qui a besoin de participer à la documentation? Si un processus doit être amélioré, qui est responsable?

Commencez par comprendre la culture de votre équipe et choisissez le format approprié pour eux. Obtenez la contribution de votre équipe, et assurez-vous que tout le monde est sur la même page sur les formats de documentation, comment suivre les processus, et qui est impliqué dans l’amélioration continue (indice: cela devrait être tout le monde).

Sur Montréagence, nous utilisons une liste ordonnée d’étapes, ajoutons plus de détails si nécessaire, et créons une présentation rapide de la vidéo (en utilisant QuickCast ou Screenflow) pour que les membres de l’équipe puissent accéder aux puces pour un rappel rapide ou regarder le processus en cours. par étape s’ils ont besoin de plus de détails.

3) Choisissez la bonne plate-forme

Il y a des tonnes d’outils à choisir qui sont capables de stocker vos processus. Mais les processus doivent vivre là où le travail est fait – en d’autres termes, un classeur de processus sur l’étagère qui ne s’ouvre jamais est inutile.

Vous pouvez choisir de construire un site interne ou un wiki (en utilisant une plateforme comme Google Sites ou WordPress), vous pouvez vous fier à Google Docs ou Evernote, ou utiliser un système de documentation de processus tel que SweetProcess.

En fin de compte, l’outil n’est jamais aussi important que les actes de documentation et utilise ces processus de manière cohérente.

Quelle que soit la plate-forme, il est important de comprendre vos besoins, de choisir une plate-forme répondant à ces exigences, puis de vous engager à standardiser et à dimensionner votre agence.

Je ne soulignerai jamais assez l’importance de la reddition de comptes pour s’assurer que les membres de votre équipe suivent tous les processus que vous avez documentés. Si les membres de l’équipe n’ont jamais fait référence aux processus, vous continuerez à être confrontés à des livrables incohérents, à des résultats inégaux et à l’inefficacité.

4) Calendrier des jours de lot

La méthode la plus efficace que nous avons utilisée pour systématiser notre agence était les jours de traitement par lots.

L’idée ici est simple – tout le monde bloque une période de temps (une journée complète, une demi-journée ou même seulement quelques heures), a une liste de ce qui doit être fait, éteint toutes les distractions, et ouvre la documentation.

Si vous êtes sérieux au sujet de l’amélioration de la documentation de votre agence, voici ma recommandation:

• Chaque mois ou chaque semaine, bloquez trois heures du matin pour les membres de votre équipe de base.
• Venez chaque semaine avec une liste prioritaire de ce que les besoins documentés.
• Fermez toutes les distractions, assignez des processus pour la documentation et mettez-vous au travail.
• Passez les deux premières heures à travailler sur la documentation de vos processus.
• Passez la dernière heure à présenter votre travail, à l’améliorer en tant qu’équipe et à envelopper les points faibles pour vous assurer que c’est dans votre système de gestion des processus.
• Prenez des notes sur les idées que vous avez pour le bloc suivant et fermez le travail après trois heures. S’en tenir à un bloc de temps spécifique est un gros avantage psychologique.

Chez Montréagence, nous avons appliqué des jours de traitement par lots à de nombreux domaines de notre activité, y compris la commercialisation de notre agence. Cela nous a permis d’augmenter le trafic de notre blog de moins de 1000 visites par mois à plus de 15 000 par mois en neuf mois. Ce travail, basé sur les processus que nous avions mis en place, était une énorme partie de la croissance et du succès de notre agence.

5) Créer une culture d’amélioration continue

Lorsque vous rédigez un article de blog ou que vous organisez un webinaire et que vous réalisez que le processus pourrait être amélioré, que faites-vous? Faire une note pour plus tard ou aller réparer le processus immédiatement?

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse universelle (aussi longtemps que cela est fait), mais il est essentiel que toute votre équipe partage la mentalité du propriétaire d’amélioration continue et de maintenir des processus solides.

Les outils que nous utilisons et l’efficacité des tactiques de marketing d’aujourd’hui changeront aussi fréquemment que les algorithmes des moteurs de recherche. La façon d’élargir votre agence est de constamment chercher des moyens d’améliorer et de profiter des changements.

Déterminer quelle méthode d’amélioration continue fonctionne le mieux pour votre équipe et assurez-vous qu’il s’agit d’une attente partagée par tous les membres de l’équipe et que tout le monde est tenu responsable de cette norme.